西学院审〔2018〕1号（2018年1月4日印发）

第一章 总 则

    为了规范审计档案工作，提高审计档案质量，发挥审计档案作用，根据《中华人民共和国档案法》（2016年11月7日全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议修订）和《四川省内部审计条例》，依据审计署、国家档案局《审计机关审计档案管理规定》（中华人民共和国审计署 国家档案局令第10号），结合我校实际情况，制定本管理办法。

    第一条  本办法所称审计档案，包括审计业务档案（以下简称业务档案）和审计行政档案（以下简称行政档案）。

    业务档案是指审计处审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。

    行政档案是指学校审计管理工作形成的，具有保存价值的、各种形式的文件材料。

    第二条  本办法所称审计档案管理，是指对应纳入审计档案的材料（以下简称审计档案材料）进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第二章 业务档案

    第三条  业务档案材料主要包括以下几类：

    （一）立项类材料：上级机关或校领导对审计立项的指示、批示或下达审计项目的任务文件、审计委托书、审计通知书、审计前调查记录、项目审计实施方案等；

    （二）证明类材料：审计证据（含承诺书、与项目有关的群众来信、来访记录及相应的审计取证单等）、审计工作底稿等；

    （三）结论类材料：审计报告、审定审计报告的批示、审计报告征求意见书、移送处理书、审计文书送达回证、被审计对象的反馈意见、审计意见整改情况等；

    （四）备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

    第四条  审计项目实施结束后，应当及时收集档案材料，按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

    第五条  业务档案质量的基本要求是：档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。项目负责人对业务档案的质量负主要责任。

    第六条  业务档案立卷原则：

    （一）坚持谁审计谁立卷的原则，做到边审计、边收集整理，审结卷成。项目负责人或审计组组长应指定审计人员负责该项目档案的立卷归档工作。

    （二）遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。一个项目可立一个或几个卷，但不得将几个项目的材料合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。

    第七条  应当根据档案材料的保存价值和相互之间的关联度，以审计报告相关内容的需要为标准，整理鉴别和选用需要立卷的档案材料，并归集形成业务档案。

    第八条  不应归档文件材料的范围：

    （一）与审计项目无关的文件材料；

    （二）未用作审计报告所列问题依据的文件材料；

    （三）未经领导审阅、签发的未生效的文电草稿和文件的一般修改稿；

    （四）审计过程中摘录的供参阅的非取证材料和笔录；

    （五）重份文件材料。

    第九条  业务档案的排列。根据审计业务的类别，业务档案按照建设工程审计、经济责任审计、财务收支审计、专项审计等大类顺序排列。各审计项目的业务档案材料按下列四个单元排列：

    （一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

    （二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

    （三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

    （四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

    第十条  业务档案内每组材料之间的排列要求：

    （一）正件在前，附件在后；

    （二）定稿在前，修改稿在后；

    （三）批复在前，请示在后；

    （四）批示在前，报告在后；

    （五）重要文件在前，次要文件在后；

    （六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

    第十一条  业务档案包括纸质档案和电子档案。 纸质档案主要包括：⑴案卷封面；⑵卷内材料目录；⑶卷内材料；⑷案卷备考表。纸质档案的卷内材料一般不超过200页，其装订应当符合学校有关档案装订的要求。

    电子档案应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。主要包括以下内容：⑴用文字处理技术形成的文字型电子文件；⑵用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；⑶用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；⑷用音频设备获得的声音电子文件；⑸其他电子文件。

    归档与纸质文件相同的电子文件时，应当在彼此之间建立准确、可靠的标识关系，并注明含义、保持一致。

    第十二条  立卷人应当将获取的电子档案的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第三章 行政档案

    第十三条  应归入行政档案的文件材料：

    （一）与审计有关的上级来文文件及审计处办理情况材料；

    （二）学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、专项报告、请示批复、获奖文件证书等材料；

    （三）审计处的内部管理规章制度；

    （四）根据要求审计查证、移交、处理相关问题的情况；

    （五）其他应归入行政档案的文件材料。

    第十四条  行政档案按照文件或事项归类。文件印发或事项完结后，按照学校的规定及时归档。

    第十五条  行政档案的排列规则：

    （一）上级来文的排序为：来文处理单、文件正本、审计处办理情况材料；

    （二）审计处发文的排序为：文件正本、附件、发文稿纸、定稿；

    （三）其他行政档案按照重要性原则排序。

第四章 审计档案的移交、保管和利用

    第十六条  审计档案立卷归档后，按学校档案管理规定，向学校档案馆移交档案保管。

    第十七条  审计档案的保管期限根据学校档案馆公布的保管期限确定执行。

    第十八条  审计档案的密级，按卷内文件的最高密级分类。

    第十九条  审计档案原则上仅供审计处内部使用，审计人员按照规定程序办理借阅手续。校内外其他单位需要查阅审计档案的，须经审计处处长批准，重要的还须经主管审计的校领导批准，并遵循学校有关档案查借阅制度。国家有关部门依法进行查阅的除外。

    第二十条  查阅审计档案的有关内容原则上不得抄录、复制，特殊情况下须经审计处处长批准，重要的还须经主管审计的校领导批准，遵循学校有关档案查借阅制度，并在相关抄录件、复印件上注明来源。

    第二十一条  审计电子档案查阅过程中，应按不同密级和介质种类的电子数据权限，在相应使用环境下进行调阅，确保电子数据的安全和保密。遇有特殊情况需要查阅审计电子档案或要求提供电子档案打印件的，须经审计处处长批准，重要的还须经主管审计的校领导批准。

    第二十二条  借阅人应对借阅的审计档案内容承担保密责任，不得泄露审计信息，也不得外借他人。

    第二十三条  对保管期限已满的审计档案，由档案馆组织有关职能部门人员和审计处负责人共同组成鉴定小组，逐卷审查鉴定，确定存毁。对确无保存价值的审计案卷，应清点核对，登记造册，经学校领导批准后销毁。

第五章 附 则

    第二十四条  本办法由审计处和档案馆负责解释。

    第二十五条  本办法自印发之日起施行。